Notion と Google Drive を使ったドキュメント管理

Notion と Google Drive を使いドキュメント管理を行うことにしました。ここでいうドキュメントとは PDF などのファイルの事です
Google Drive にドキュメントを保存し、Notion では GoogleDrive に保存されたドキュメントの URL、ドキュメントの分類、マニュアルであれば商品に品番、メーカーなどを保存しています。

なぜ Notion にまとめないのか

Notion にドキュメントをアップロードし保存して、一つにまとめないのかという疑問点を抱く方もいるかもしれません。以下の理由から GoogleDrive も使うことにしています。

• GoogleDrive を使える人が多く、Notion を使える人がすくない。
• ドキュメントの共有は GoogleDrive のほうがしやすい
• Notion に保存したデータを移行しにくい

Notion を使える人がすくない

Notion を知らない人が使うことがあるので、Notion にドキュメントをすべて保存してしまうと Notion に慣れてない人が目的のドキュメントを探せないという問題があります。
GoogleDrive のファイル URL を Notion で管理することで GoogleDrive からでも、Notion からでもドキュメントにアクセスできるようにしています。

ドキュメントの共有は GoogleDrive のほうがしやすい

Notion でドキュメント毎に共有をすることができませんが、GoogleDrive ではフォルダ毎、ドキュメントごとに共有することが可能です。細かなにアクセスを制御できるのでこのようにしています。

Notion に保存したデータを移行しにくい

Notion にはエクスポート機能でワークスペースを zip ファイルとしてエクスポートできますが、ワークスペース内のドキュメントだけを一括でエクスポートする機能がありません。なので Notion から別のサービスに移行したい場合、ファイルを一つ一つ保存する必要があります。なので移行しやすい GoogleDrive に保存しています。

感想

Notion の API が公開されて GoogleDrive に保存したファイルの URL を Notion に保存するのを自動化できたらいいなー